Образовательная деятельность в нашей стране регулируется множеством законов, постановлений и иных законодательных актов. При этом за соблюдением нормативных предписаний следят различные ведомства. И не только следят, но и периодически осуществляют проверки. Таким образом, визит в школу очередной комиссии лишь вопрос времени. И перед руководством часто стоит вопрос, как подготовиться к проверке.

Существуют некоторые меры, которые в комплексе можно назвать «превентивной защитой». Принятие описанных ниже мер само по себе не убережёт Вас от возможной проверки, но позволит быть готовым к общению с проверяющими, ведь «кто предупреждён, тот вооружён». Согласны?

Перечислим комплекс мероприятий превентивной защиты:

Составление кризисного плана
Наличие журнала учёта проверок
Составление памятки
Наличие правовой библиотеки или справочно-правовых систем, помощь юриста

1. Кризисный план

Кризисный план представляет собой план действий предпринимателя и его сотрудников на случай прихода контролёров, проверяющих. Наличие такой внутренней инструкции позволит всем людям в организации действовать чётко, слаженно, уверено, а не метаться и осложнять ситуацию. Наличие такой инструкции в организации напоминает боевой расчёт подразделения (кто служил в армии, тот знает), при котором каждый военнослужащий знает своё место и свои действия в различных боевых обстановках.

Прежде всего, в «кризисном плане» нужно определить время на встречу и проверку контролёров. Это значит, что встречать нежданных гостей должен определённый сотрудник, давая время руководителю и главному бухгалтеру подготовиться к предстоящему общению. Времени должно хватить на то, чтобы убрать все лишние документы, закрыть не предназначенные для чужих глаз файлы, дать персоналу указания и т.д. Например, в Вашем кризисном плане может быть указано, что заместитель руководителя, либо секретарь обязан задержать контролёров под благовидным предлогом не менее чем на 10-15 минут. Пока последний проверяет документы, мило разговаривает с инспекторами о погоде, сотрудники организации и руководство готовят компанию к проверке.

Наиболее оптимальной будет подготовка, при которой в «кризисный план» включены схемы поведения каждого из сотрудников в случае прихода проверяющих. Например, охранники должны пять минут проверять документы контролёров, секретарь – пять минут звонить в инспекцию, чтобы удостовериться, что инспекторы пришли не по собственному желанию и т. д.

Очень важно составить список ведомств, которые имеют право проверять Вашу компанию, с перечнем их полномочий. Вы можете с полным на то правом не предоставлять контролерам документы, образцы продукции, которые не относятся к предмету проверки или к их компетенции.

Помимо прочего, в «кризисном плане» не будет лишним напомнить сотрудникам о том, чтобы они ни при каких обстоятельствах не сообщали посторонним лицам место нахождения директора, главного бухгалтера, их домашние и мобильные телефоны.

И, конечно, для каждого бухгалтера и других руководящих должностных лиц организации должны стать законом несколько нехитрых правил поведения на работе:

- держать на столе минимум бумаг,
- запирать свой кабинет в отсутствие персонала,
- всю секретную документацию хранить в недоступном для посторонних лиц месте.

Читать далее...